Mulai 27 Oktober 2025, sistem administrasi badan hukum Indonesia akan memasuki babak baru dengan penerapan verifikasi substantif SABH 2025 oleh Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham). Perubahan ini menandai transformasi penting dalam tata kelola data hukum perusahaan.
Namun, di balik manfaatnya bagi transparansi dan akurasi data, perusahaan juga perlu memahami berbagai tantangan yang mungkin timbul, serta bagaimana mempersiapkan diri menghadapi proses verifikasi substantif di SABH agar tetap efisien, akurat, dan sesuai regulasi.
Mengapa Verifikasi Substantif SABH Diterapkan
Kebijakan verifikasi substantif SABH diterapkan untuk memperbaiki kelemahan sistem sebelumnya yang berbasis self-declaration. Selama ini, data yang diunggah oleh notaris otomatis disetujui tanpa pemeriksaan mendalam. Sistem tersebut memang cepat, tetapi membuka ruang bagi kesalahan administratif dan penyalahgunaan data.
Dengan adanya verifikasi substantif, setiap perubahan direksi, komisaris, dan kepemilikan saham harus melewati pemeriksaan dokumen dan konfirmasi pemegang saham. Proses ini memastikan bahwa semua data yang tercatat di SABH benar-benar valid dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
Tantangan yang Dihadapi Perusahaan dalam Verifikasi Substantif SABH
Penerapan verifikasi substantif SABH membawa tantangan baru bagi pelaku usaha, terutama dalam hal kesiapan administratif dan koordinasi antar pihak yang terlibat. Berikut beberapa tantangan utama yang perlu diantisipasi:
1. Validasi Data dan Dokumen yang Ketat
Setiap dokumen yang diunggah ke SABH akan diperiksa secara detail. Data yang tidak konsisten antara akta, notula RUPS, dan daftar pemegang saham dapat menyebabkan penundaan atau penolakan permohonan.
Perusahaan perlu memastikan semua berkas telah diperbarui dan sesuai dengan kondisi hukum terbaru.
2. Kewajiban Konfirmasi Pemegang Saham
Salah satu aspek baru dari sistem SABH 2025 adalah konfirmasi pemegang saham melalui email. Semua pemegang saham harus memberikan persetujuan dalam waktu tujuh hari kerja. Jika ada yang tidak merespons, seluruh proses verifikasi otomatis batal.
Hal ini menjadi tantangan bagi perusahaan dengan banyak pemegang saham atau pemilik yang berdomisili di luar negeri.
3. Koordinasi antara Notaris dan Perusahaan
Keberhasilan verifikasi substantif bergantung pada kolaborasi yang baik antara notaris dan perusahaan. Kesalahan input data, dokumen yang belum ditandatangani, atau ketidaksesuaian informasi dapat menghambat proses verifikasi.
4. Penyesuaian terhadap Sistem Digital Kemenkumham
Tidak semua pelaku usaha terbiasa dengan sistem SABH yang kini lebih digital dan berbasis bukti elektronik. Perusahaan yang belum memiliki staf hukum internal atau belum familiar dengan sistem online akan membutuhkan waktu adaptasi.
5. Risiko Administratif dan Waktu Proses
Proses verifikasi substantif membutuhkan waktu lebih panjang dibanding sistem sebelumnya. Setiap tahap memiliki tenggat tertentu yang harus dipatuhi, mulai dari pengiriman email konfirmasi hingga pemeriksaan dokumen. Keterlambatan pada satu tahap bisa memperlambat seluruh proses.
Tantangan Teknis bagi Notaris dan Pemegang Saham
Selain perusahaan, notaris dan pemegang saham juga menghadapi tantangan teknis dalam sistem baru ini.
Bagi notaris, tantangan utama adalah memastikan dokumen akta perubahan dan data elektronik yang diinput benar-benar identik. Notaris juga harus memahami mekanisme upload dan integrasi antar sistem hukum online.
Sementara itu, bagi pemegang saham, tantangan utamanya adalah kesiapan teknologi. Email konfirmasi menjadi kunci utama proses verifikasi substantif SABH. Keterlambatan membuka email atau kesalahan alamat dapat menyebabkan penundaan proses hukum perusahaan.
Persiapan yang Harus Dilakukan Perusahaan Menghadapi Verifikasi Substantif SABH
Menghadapi perubahan sistem hukum nasional seperti verifikasi substantif SABH, setiap perusahaan perlu melakukan persiapan menyeluruh baik secara administratif, teknis, maupun strategis.
Langkah-langkah berikut dapat menjadi panduan agar proses berjalan lancar dan efisien.
1. Audit Internal Dokumen Perusahaan
Lakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap semua dokumen hukum, termasuk akta pendirian, notula RUPS, daftar pemegang saham, dan data direksi serta komisaris. Pastikan tidak ada perbedaan antara dokumen fisik dan digital.
2. Memperbarui Data dan Email Pemegang Saham
Pastikan seluruh pemegang saham memiliki alamat email aktif yang terdaftar dalam sistem SABH. Email menjadi sarana resmi untuk konfirmasi, sehingga validitas alamat sangat penting.
3. Koordinasi dengan Notaris
Sebelum melakukan pengajuan perubahan data, lakukan diskusi dengan notaris untuk memastikan semua berkas memenuhi ketentuan verifikasi substantif SABH. Notaris juga dapat memberikan masukan mengenai format dokumen yang diterima sistem.
4. Pemahaman Terhadap Alur SABH 2025
Tim hukum perusahaan perlu memahami setiap tahap dalam sistem SABH, mulai dari input data, proses konfirmasi, hingga pemeriksaan dokumen oleh verifikator. Pemahaman ini akan membantu menghindari kesalahan teknis yang sering terjadi.
5. Menyiapkan Timeline Perubahan
Karena verifikasi substantif SABH memiliki batas waktu konfirmasi dan proses pemeriksaan, perusahaan sebaiknya membuat jadwal internal agar semua pihak terlibat tepat waktu.
6. Menyimpan Bukti Digital
Simpan seluruh bukti digital, seperti email konfirmasi dan surat keputusan, sebagai arsip hukum. Bukti ini dapat digunakan dalam audit atau keperluan administrasi di masa mendatang.
Strategi Perusahaan Menghadapi Perubahan Regulasi
Perubahan kebijakan seperti verifikasi substantif SABH bukan hanya persoalan administratif, tetapi juga bagian dari manajemen risiko hukum perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan strategi yang lebih komprehensif untuk memastikan kepatuhan dan efisiensi.
Beberapa strategi yang bisa diterapkan antara lain:
- Menyusun SOP internal khusus untuk pengelolaan dokumen hukum digital.
- Menunjuk penanggung jawab legal compliance yang memahami sistem SABH.
- Melakukan pelatihan internal tentang tata cara verifikasi substantif.
- Berkolaborasi dengan konsultan hukum atau perizinan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi baru.
Dengan langkah strategis tersebut, perusahaan dapat menyesuaikan diri tanpa mengganggu operasional bisnis yang sedang berjalan.
Dampak Positif Persiapan Dini terhadap Kinerja Perusahaan
Perusahaan yang mempersiapkan diri lebih awal akan menikmati berbagai keuntungan kompetitif. Data hukum yang sudah diverifikasi akan meningkatkan kepercayaan investor, mempercepat proses perizinan lanjutan di OSS-RBA, serta memperkuat reputasi perusahaan di mata publik.
Selain itu, perusahaan yang tertib dalam administrasi hukum akan lebih siap menghadapi audit, kerja sama bisnis, maupun permintaan dokumen dari lembaga keuangan.
Perspektif Jangka Panjang Verifikasi Substantif SABH
Kebijakan verifikasi substantif SABH tidak hanya berfungsi sebagai filter administrasi, tetapi juga menjadi fondasi digitalisasi hukum korporasi di Indonesia. Dalam jangka panjang, sistem ini akan memperkuat konektivitas antar lembaga negara melalui data hukum yang valid dan terintegrasi.
Bagi pelaku usaha, verifikasi substantif akan menjadi simbol tata kelola yang baik. Perusahaan dengan data yang transparan dan terverifikasi akan lebih dipercaya oleh investor, lembaga keuangan, dan pemerintah.
Kesimpulan
Verifikasi substantif SABH 2025 adalah langkah penting dalam reformasi hukum korporasi Indonesia. Namun, implementasinya menuntut kesiapan dari seluruh pelaku usaha, mulai dari notaris, pemegang saham, hingga perusahaan.
Dengan persiapan administratif yang baik, koordinasi yang tepat, dan pemahaman terhadap alur sistem, perusahaan dapat melewati tantangan ini dengan lebih mudah. Pada akhirnya, kebijakan ini akan membawa manfaat besar bagi dunia usaha Indonesia: peningkatan kredibilitas, kepercayaan, dan kepastian hukum yang lebih kokoh.
