Mulai 27 Oktober 2025, Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) resmi menerapkan kebijakan baru dalam Sistem Administrasi Badan Hukum (SABH), yaitu verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham. Proses ini menjadi tahap penting dalam setiap perubahan data Perseroan Terbatas (PT) untuk memastikan semua informasi yang tercatat di SABH benar, sah, dan sesuai dokumen hukum yang berlaku.
Verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham diatur untuk menjaga validitas data perusahaan, mencegah kesalahan pencatatan, serta melindungi hak-hak pemilik saham dan pengurus sah. Artikel ini menjelaskan langkah, prosedur, serta tips agar verifikasi substantif dapat berjalan lancar di sistem SABH 2025.
Mengapa Verifikasi Substantif Bagi Notaris dan Pemegang Saham Diperlukan
Sejak 2014, SABH digunakan untuk proses pendirian dan perubahan PT secara online. Sistem ini berbasis self-declaration, yang artinya data yang diunggah oleh notaris langsung tercatat tanpa verifikasi mendalam. Walau cepat, sistem lama memunculkan banyak permasalahan: perubahan direksi dan komisaris tanpa persetujuan, peralihan saham tanpa sepengetahuan pemilik, dan data yang tidak sesuai isi akta.
Kondisi ini menimbulkan banyak sengketa. Karena itu, Kemenkumham memperkenalkan verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham agar setiap perubahan memiliki bukti valid yang diverifikasi langsung oleh verifikator AHU.
Apa Itu Verifikasi Substantif Bagi Notaris dan Pemegang Saham
Verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham adalah proses pemeriksaan data dan dokumen perusahaan yang dilakukan oleh verifikator Kemenkumham melalui SABH. Tujuannya untuk memastikan kebenaran isi data yang diinput notaris, kesesuaian dengan dokumen hukum, serta konfirmasi dari pemegang saham yang berhak.
Melalui verifikasi substantif ini, perubahan data direksi, komisaris, dan kepemilikan saham hanya bisa disahkan apabila seluruh pihak terkait sudah memberikan persetujuan elektronik dan dokumen pendukung dinilai sah secara hukum.
Ruang Lingkup Verifikasi Substantif SABH 2025
Kemenkumham menetapkan tiga kategori utama yang wajib melalui verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham:
- Perubahan data direksi dan komisaris.
- Perubahan kepemilikan atau peralihan saham.
- Perubahan data pemegang saham yang tercatat di SABH.
Semua transaksi di atas tidak bisa langsung disetujui sistem sebelum verifikasi substantif selesai. Hal ini untuk memastikan tidak ada perubahan data ganda atau bertentangan dengan catatan sebelumnya.
Langkah-Langkah Verifikasi Substantif Bagi Notaris dan Pemegang Saham
Agar proses berjalan tanpa penolakan, notaris dan pemegang saham perlu memahami urutan langkah dalam verifikasi substantif SABH 2025 berikut ini.
1. Persiapan Dokumen oleh Notaris
Notaris menyiapkan seluruh dokumen hukum yang menjadi dasar perubahan, antara lain akta perubahan, notula RUPS, dan daftar pemegang saham terbaru. Semua dokumen wajib sudah ditandatangani dan memiliki legalitas penuh sebelum diunggah.
2. Penginputan Data ke Sistem SABH
Notaris mengakses akun SABH dan memasukkan data perubahan sesuai akta. Pada tahap ini, setiap pemegang saham harus didaftarkan dengan email aktif karena sistem akan mengirimkan konfirmasi otomatis.
3. Pengiriman Email Konfirmasi ke Pemegang Saham
SABH mengirimkan email berisi tautan konfirmasi ke masing-masing pemegang saham. Pemegang saham wajib memberikan persetujuan dalam waktu tujuh hari kerja. Tanpa konfirmasi, proses verifikasi substantif otomatis batal.
4. Pemeriksaan oleh Verifikator AHU
Setelah semua pemegang saham menyetujui, verifikator AHU melakukan pemeriksaan dokumen. Mereka menilai kesesuaian antara data yang diinput dengan dokumen yang diunggah oleh notaris.
5. Penerbitan SK Perubahan oleh Kemenkumham
Apabila hasil pemeriksaan dinyatakan sesuai, SABH menerbitkan Surat Keputusan (SK) perubahan PT. Data baru otomatis tercatat sebagai data hukum yang sah.
Dokumen Wajib untuk Verifikasi Substantif SABH
Untuk mempercepat proses verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham, dokumen berikut wajib disiapkan sejak awal:
- Akta perubahan perusahaan yang sah.
- Notula RUPS atau keputusan pemegang saham di luar RUPS.
- Daftar pemegang saham terbaru.
- KTP dan NPWP seluruh pemegang saham.
- Surat pernyataan kesesuaian data.
- Email aktif dari seluruh pemegang saham.
Semua berkas diunggah dalam format PDF melalui akun SABH notaris.
Batas Waktu Proses Verifikasi Substantif SABH
Proses verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham memerlukan waktu sekitar empat belas hari kerja. Tujuh hari pertama digunakan untuk konfirmasi email pemegang saham, sedangkan tujuh hari berikutnya untuk pemeriksaan dokumen oleh verifikator AHU. Jika ada data yang tidak sesuai, permohonan dikembalikan untuk perbaikan.
Peran Notaris dalam Verifikasi Substantif SABH
Notaris menjadi pihak utama yang bertanggung jawab dalam kelancaran proses verifikasi substantif. Tugas notaris meliputi:
- Memastikan akta dan dokumen hukum sesuai ketentuan.
- Menginput data perusahaan ke SABH dengan benar.
- Mengkoordinasikan proses konfirmasi dengan seluruh pemegang saham.
- Melengkapi berkas jika ada permintaan tambahan dari verifikator AHU.
Notaris juga harus memahami tata cara upload dokumen dan integrasi data antar sistem hukum online yang digunakan Kemenkumham.
Peran Pemegang Saham dalam Verifikasi Substantif SABH
Pemegang saham juga memiliki tanggung jawab langsung dalam proses verifikasi substantif. Mereka wajib:
- Menyediakan email aktif untuk menerima konfirmasi dari SABH.
- Menyetujui perubahan dalam waktu tujuh hari kerja.
- Memastikan seluruh data saham sesuai dengan akta yang disahkan notaris.
- Menyimpan bukti persetujuan elektronik sebagai arsip hukum.
Dengan aktif terlibat, pemegang saham turut menjaga legalitas dan transparansi perusahaan.
Manfaat Verifikasi Substantif Bagi Notaris dan Pemegang Saham
Implementasi verifikasi substantif di SABH memberikan manfaat signifikan bagi dunia usaha dan profesi hukum:
- Menjamin keabsahan data hukum perusahaan.
- Mencegah perubahan sepihak atau manipulasi data.
- Meminimalkan sengketa kepemilikan saham.
- Meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata investor.
- Mendorong budaya tertib administrasi hukum.
Kemenkumham menargetkan kebijakan ini akan menciptakan sistem hukum korporasi yang modern, aman, dan transparan.
Tantangan dalam Penerapan Verifikasi Substantif SABH
Meski manfaatnya besar, pelaksanaan verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham juga menghadapi sejumlah tantangan teknis. Banyak perusahaan belum memiliki data email pemegang saham yang valid. Beberapa notaris juga masih menyesuaikan diri dengan sistem SABH terbaru yang lebih ketat.
Kendala lain yang sering muncul adalah keterlambatan konfirmasi email, kesalahan input data, serta dokumen yang tidak sesuai format. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan dan notaris untuk melakukan validasi data sejak awal sebelum proses dimulai.
Tips Sukses Melalui Verifikasi Substantif SABH 2025
Berikut tips agar proses verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham berjalan efisien:
- Gunakan data dan dokumen terbaru yang sudah disahkan.
- Pastikan semua pemegang saham menggunakan email aktif.
- Komunikasikan jadwal konfirmasi sebelum pengajuan.
- Gunakan notaris yang memahami sistem SABH dan OSS-RBA.
- Simpan semua bukti digital untuk keperluan audit dan pelaporan.
Dengan mengikuti langkah tersebut, peluang disetujuinya permohonan meningkat dan proses menjadi lebih cepat.
Dampak Positif bagi Dunia Usaha dan Pemerintah
Kebijakan verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan, tetapi juga bagi pemerintah. Data hukum yang diverifikasi secara substantif akan memperkuat integritas sistem administrasi nasional, mempermudah integrasi dengan OSS-RBA, serta menjadi dasar validasi bagi lembaga keuangan, investasi, dan lembaga pajak.
Bagi dunia usaha, sistem ini memberikan rasa aman dan kepastian hukum karena setiap perubahan PT sudah memiliki jejak digital resmi di SABH.
Kesimpulan
Verifikasi substantif bagi notaris dan pemegang saham merupakan tahapan wajib dalam setiap perubahan data perusahaan mulai 27 Oktober 2025. Melalui sistem SABH, proses ini memastikan seluruh perubahan direksi, komisaris, dan pemegang saham dilakukan dengan persetujuan sah dan dokumen yang telah diverifikasi.
Langkah ini menjadi bagian penting dari transformasi digital hukum korporasi di Indonesia menuju tata kelola yang transparan, akuntabel, dan terpercaya. Perusahaan yang siap menyesuaikan diri akan mendapatkan manfaat besar dalam hal kredibilitas dan perlindungan hukum.
